In de periode juni 2014 tot en met november 2014 heb ik als projectleider onderzoek gedaan naar het toekomstgericht organiseren van beleid. Hieronder is het onderzoek op hoofdlijn uiteengezet.

Aanleiding
Om de veranderingen in de omgeving van corporaties aan te kunnen en toch koersvast te blijven wat betreft de missie, heeft Welbions een programma opgezet voor de organisatieontwikkeling die de organisatie de komende jaren doorgaat maken: Toekomstgericht Welbions.

Toekomstgericht organiseren van beleid
Uitgangspunt is dat voor alle activiteiten van Welbions kritisch gekeken moet worden of er andere, betere vormen van organiseren zijn. Hierbij is niet alleen het financiële aspect van belang. Ook anders criteria als kwaliteit van de dienstverlening en producten, zichtbaarheid/uitstraling en imago, synergie tussen kernactiviteiten, risico’s, bijdragen aan de flexibiliteit/lenigheid van de organisatie spelen een belangrijke rol in de afweging van een toekomstgericht business model voor Welbions. Mijn adviesrapport doet verslag van het onderzoek naar het toekomstgericht organiseren van beleid, als een van de projecten binnen het genoemde programma.

De volgende scenario’s heb ik onderzocht:

Optimaliseren
We handhaven de huidige organisatie van beleid, maar kijken waar zaken efficiënter kunnen; waar kosten omlaag kunnen en opbrengsten omhoog.

Anders organiseren
We organiseren de totstandkoming van het beleid anders, we veranderen de organisatiestructuur, we richten de organisatie op onderdelen anders in.

Samenwerken
We gaan nadrukkelijker samenwerken met andere corporaties op het gebied van beleidsontwikkeling.

Uitbesteden van werkzaamheden
We besteden strategie en beleidsontwikkeling in zijn geheel uit en zorgen voor een goede regie en aansturing vanuit Welbions.

Context
Op dit moment heeft Welbions een eigen afdeling Beleid bestaande uit drie beleidsadviseurs en een stadsstrateeg. Zij maken onderdeel uit van het team strategie en worden aangestuurd door de manager strategie. Daarnaast zijn er in de afdelingen verschillende medewerkers die beleidstaken in hun functie hebben gericht op afdelingsspecifiek beleid. Ook de managers ontwikkelen/schrijven soms beleidsstukken. In specifieke gevallen wordt een beleidsopdracht uitgevoerd door een externe adviseur. Kijkend naar de toekomst en de uitgangspunten van het programma is de vraag of dit voor de toekomst de beste en efficiëntste manier is. We willen beleid zo organiseren dat het aansluit bij de toekomstige organisatie.

Conclusie
Het antwoord op de vraag: “Hoe kan Welbions haar beleid toekomstgericht en efficiënt organiseren?” wordt niet gegeven door één van de onderzochte scenario’s. Juist door de scenario’s met elkaar te combineren ontstaat de gewenste ontwikkeling van de organisatie die aansluit bij het programma Toekomstgericht Welbions.

Voor het toekomstgericht en efficiënt organiseren van beleid is op het gebied van optimaliseren, anders organiseren en samenwerken meerwaarde te behalen. Dit vraagt om prioritering en besluitvorming van de regiegroep. Het adviesrapport geeft daarvoor voldoende aanknopingspunten. Duidelijk is dat er in potentie een grote professionaliseringsslag gemaakt kan worden welke recht doet aan de uitgangspunten van het programma. Een nadere uitwerking op basis van de besluitvorming is zeker gewenst.

Advies
Het advies is, gezien de veelheid en complexiteit van ontwikkelopgave, het opstellen en uitvoeren van een integraal verbeterprogramma met daarin de volgende werkstromen:

1. Optimalisatie: op korte termijn mee starten.

2. Anders organiseren: de combinatie centraal/decentraal organiseren van beleid handhaven. Op termijn de organisatie structuur heroverwegen in samenhang met andere Toekomstgericht projecten, de voorgenomen fusie, wijziging regelgeving en wat verder nog op ons afkomt.

3. Samenwerking: besteed bewust aandacht aan de intensivering van externe samenwerking. Laat het niet adhoc ontstaan en verdwijnen in de waan van de dag maar zoek gericht en bewust naar de win-win situatie.

terug